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# TicketTracker Benutzeranleitung
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Diese Anleitung beschreibt die Nutzung von TicketTracker im Arbeitsalltag: Zeiten erfassen, Sessions bewerten, Teamspace-Zeiten eintragen, fixe Abrechnungen verwalten, Statistiken lesen und den Monatsabschluss durchfuehren.
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## Grundprinzip
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TicketTracker ersetzt nicht das Ticketsystem und nicht das CRM. Die App ist die Arbeitszeiterfassung und Auswertung daneben.
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Es gibt drei zentrale Zeitebenen:
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- Session-Zeit: Die gemessene oder manuell erfasste Arbeitszeit einer einzelnen Taetigkeit.
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- Teamspace-Zeit: Die Zeit, die fuer ein Ticket an einem konkreten Tag wirklich im CRM beziehungsweise Teamspace eingetragen wurde.
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- Monatsabschluss: Der Abschluss eines ganzen Monats, sobald alle Sessions des Monats bewertet sind.
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Wichtig: Tickets werden nicht geschlossen. Tickets dienen nur als Gruppierung fuer Sessions. Abgeschlossen wird ausschliesslich der Monat.
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## Hilfe und FAQ
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Die App hat eine eigene Unterseite `FAQ`. Dort steht die ausfuehrliche Bedienungsanleitung mit Abschnitten zu Timer, Auswertung, Teamspace, Monatsabschluss, Statistiken, fixen Abrechnungen, Profil und Adminbereich.
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An vielen Stellen in der Oberflaeche gibt es ein Fragezeichen-Icon. Ein Klick darauf oeffnet ein kurzes Hilfe-Modal zur jeweiligen Card oder Funktion. Im Modal gibt es einen Link zum passenden ausfuehrlichen FAQ-Abschnitt.
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## Anmeldung und Navigation
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1. App im Browser oeffnen.
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2. Mit Benutzername und Passwort anmelden.
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3. Nach der Anmeldung ist die Seitenleiste sichtbar.
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Normale Benutzer sehen ihre eigenen Zeiten, Auswertungen, fixen Abrechnungen und ihr Profil. Administratoren sehen zusaetzlich den Adminbereich.
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Die Navigation ist in Workflows gegliedert:
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- Timer
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- Auswertung
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- Monatsabschluss
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- Statistiken
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- Fixe Abrechnung
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- Profil
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- Benutzer, nur fuer Admins
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- FAQ
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Nach `Auswertung`, nach `Monatsabschluss` und vor `FAQ` trennt eine Linie die Bereiche optisch.
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## Globaler Timer-Schnellstart
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Oben im Header gibt es auf allen Unterseiten ein Ticket-Eingabefeld fuer den schnellen Timerstart.
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1. Ticketnummer im Format `Ticket#XXXXXX` eingeben.
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2. `Timer starten` klicken.
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3. Der neue Timer startet sofort.
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Wenn fuer diese Ticketnummer bereits ein Timer existiert, wird dieser vorhandene Timer aktiviert. Alle anderen Timer werden automatisch pausiert.
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Wenn zu der Ticketnummer bereits Ticketdaten vorhanden sind, zeigt der Timer auch die Organisation an.
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## Timer
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Die Seite `Timer` ist fuer laufende Arbeit an Tickets gedacht.
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1. Ticketnummer im Format `Ticket#XXXXXX` eingeben.
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2. `Timer starten` klicken.
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3. Der Timer startet.
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4. Bei Bedarf kann der Timer pausiert, aktiviert, beendet oder entfernt werden.
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Es koennen mehrere Timer vorbereitet sein, aber immer nur ein Timer laeuft aktiv. Wird ein anderer Timer aktiviert, werden alle anderen Timer automatisch pausiert.
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Alle laufenden und pausierten Timer stehen in der Seitenleiste. Dadurch bleiben sie auf allen Unterseiten sichtbar.
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Beim Klick auf `Beenden` stoppt der Timer sofort. Das spaetere Ausfuellen des Modals verlaengert die gemessene Zeit nicht.
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Beim Speichern nach dem Beenden gilt:
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- Existiert das Ticket bereits, werden Organisation und Art vom Ticket uebernommen.
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- Dann muss nur noch die Taetigkeit eingetragen werden.
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- Existiert das Ticket noch nicht, muessen Organisation, Taetigkeit und Art ausgefuellt werden.
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Die gemessene Zeit wird auf Minuten gerundet. Pausen werden von der Gesamtdauer abgezogen.
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## Session Nachtragen
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Sessions koennen manuell nachgetragen werden, zum Beispiel wenn ein Timer vergessen wurde.
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Normale Benutzer koennen eigene Sessions nachtragen. Administratoren koennen Sessions fuer andere Benutzer nachtragen.
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Beim Nachtragen werden angegeben:
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- Ticketnummer
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- Organisation
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- Art: Support oder Consulting
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- Datum
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- Von-Uhrzeit
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- Bis-Uhrzeit
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- Taetigkeit
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Das Taetigkeitsfeld ist mehrzeilig. Zeilenumbrueche bleiben in der Auswertung erhalten.
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Das Ende muss nach dem Beginn liegen. Die Dauer wird automatisch berechnet und auf Minuten gerundet.
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In der Ticketdetailansicht gibt es ebenfalls `Session nachtragen`. Dort wird die neue Session direkt dem geoeffneten Ticket zugeordnet.
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## Ticketdaten Bearbeiten
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In der Ticketdetailansicht koennen Ticketdaten nachtraeglich korrigiert werden:
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- Ticketnummer
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- Organisation
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- Art
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Aenderungen an Organisation und Art werden auf vorhandene manuelle Sessions des Tickets uebernommen.
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Bei wiederkehrend erzeugten Sessions bleibt die Art aus der Regel erhalten und kann nur ueber die fixe Abrechnung geaendert werden.
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Wenn ein Ticket bereits durch einen anderen Benutzer existiert, koennen die Ticketdaten beim Beenden eines Timers uebernommen werden. Die Session selbst bleibt trotzdem dem angemeldeten Benutzer zugeordnet.
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## Organisationen
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Organisationen werden aus Zammad synchronisiert. Danach koennen Organisationen in TicketTracker nur noch aus der lokalen Liste ausgewaehlt werden. Freitext ist nicht mehr moeglich.
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Der Grund: Nur mit eindeutigen Organisationen sind saubere Auswertungen pro Kunde ueber mehrere Monate moeglich.
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Bereits vorhandene alte Freitexte muessen bei Bedarf manuell korrigiert werden, indem das Ticket oder die Session bearbeitet und eine Organisation aus der Liste ausgewaehlt wird.
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## Auswertung
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Die Seite `Auswertung` hat zwei Ansichten:
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- Monat
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- Tag
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Mit den Pfeilen neben dem Datumsfeld kann ein Monat oder Tag vor- und zurueckgeschaltet werden. Die Daten aktualisieren sich automatisch. Ein separater Aktualisieren-Button ist nicht notwendig.
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Die oberen Karten zeigen:
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- Tickets: Anzahl der Tickets im Zeitraum
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- Sessions: Anzahl der Sessions im Zeitraum
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- Abgerechnet: Summe der Sessions mit Bewertung `Abgerechnet` und, sofern vorhanden, die dazugehoerige Teamspace-Zeit als Vergleichswert
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- Nicht abrechenbar: Summe der Sessions mit Bewertung `Nicht abrechenbar`
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- Offen: Anzahl unbewerteter Sessions
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Der Graph zeigt abgerechneten Aufwand im Zeitraum:
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- In der Monatsansicht pro Tag
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- In der Tagesansicht pro Stunde
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## Tickets im Zeitraum
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Unter `Tickets im Zeitraum` werden alle Tickets angezeigt, die im gewaehlten Zeitraum Sessions haben.
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Pro Ticket sind sichtbar:
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- Ticketnummer
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- Organisation
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- Art
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- Anzahl Sessions
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- Abgerechnete Zeit
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- Anzahl abgerechneter Sessions
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- Anzahl und Zeit nicht abrechenbarer Sessions
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- Status
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Neben der Ticketnummer gibt es ein Copy-Icon. Ein Klick kopiert die Ticketnummer in die Zwischenablage.
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Der Status bedeutet:
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- `offen`: Es gibt noch unbewertete Sessions.
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- `bewertet`: Alle Sessions dieses Tickets im gewaehlten Zeitraum sind bewertet.
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### Filtern, Gruppieren und Sortieren
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Die Ticketliste kann gefiltert, gruppiert und sortiert werden.
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Filter:
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- Suche nach Ticketnummer oder Organisation
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- Typ
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- Organisation
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- Status
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Gruppierung:
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- Keine
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- Typ
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- Organisation
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- Status
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Sortierung:
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- Ticket
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- Typ
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- Organisation
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- Status
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Die Einstellungen bleiben im Browser gespeichert, auch nach Aktualisierung oder Browserneustart. Mit `Zuruecksetzen` werden sie auf Standard gesetzt.
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## Ticketdetailansicht
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Ein Ticket wird aus der Auswertung heraus geoeffnet.
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In der Ticketdetailansicht sieht man:
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- Ticketnummer mit Copy-Icon
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- Status des Monats
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- Ticketdaten
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- Session-Eintraege nach Tagen gruppiert
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- Teamspace-Wert pro Ticket und Tag
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- Moeglichkeit, direkt eine Session zu diesem Ticket nachzutragen
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Die Sessions sind pro Tag gruppiert. In jeder Tagesgruppe stehen:
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- Tagesdatum
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- `Tag abgerechnet`: Summe der als `Abgerechnet` bewerteten Session-Zeit dieses Tages
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- `Nicht`: Summe der als `Nicht abrechenbar` bewerteten Session-Zeit dieses Tages
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- `Offen`: Summe der noch unbewerteten Session-Zeit dieses Tages
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- `Teamspace`: Stunden, die fuer dieses Ticket an diesem Tag wirklich im CRM eingetragen wurden
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Das Teamspace-Feld wird in Stunden eingetragen, zum Beispiel:
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- `1`
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- `1,5`
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- `2.25`
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- `0,75`
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Der Teamspace-Wert wird nicht waehrend der Eingabe gespeichert. Sobald sich der Wert geaendert hat, erscheint ein Speichern-Button. Erst dieser Button speichert den Wert.
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Ein leeres Teamspace-Feld entfernt den gespeicherten Teamspace-Wert fuer diesen Ticket-Tag.
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Der Wert ist derselbe in Monats- und Tagesansicht. Wenn er in einer Ansicht gespeichert wird, ist er in der anderen Ansicht identisch gesetzt.
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## Sessions Bewerten
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Jede Session kann bewertet werden als:
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- Abgerechnet
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- Nicht abrechenbar
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Ein erneuter Klick auf den bereits gewaehlten Zustand nimmt die Bewertung zurueck. Dadurch wird die Session wieder offen.
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Nicht abrechenbare Sessions gelten als bewertet. Sie blockieren den Monatsabschluss nicht.
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Es gibt keinen Ticketabschluss. Tickets dienen nur als Gruppierung fuer Sessions. Abgeschlossen wird ausschliesslich der Monat.
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Wenn der Monat bereits abgeschlossen ist, muss er zuerst wieder geoeffnet werden, bevor Bewertungen geaendert werden.
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## Sessions Bearbeiten
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Eine Session kann ueber das Stift-Icon bearbeitet werden.
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Bearbeitbar sind:
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- Datum
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- Von-Uhrzeit
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- Bis-Uhrzeit
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- Organisation
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- Taetigkeit
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- Art, sofern es keine wiederkehrende Session ist
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Bei wiederkehrenden Sessions ist die Art gesperrt. Sie kommt aus der Regel der fixen Abrechnung.
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Von und Bis beziehen sich nur auf die Uhrzeit. Das Datum ist ein eigenes Feld.
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## Sessions Loeschen
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Eine Session kann ueber das Papierkorb-Icon geloescht werden.
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Wird die letzte Session eines Tickets geloescht, wird das Ticket entfernt. Die Ansicht springt danach zurueck zur Auswertung.
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Bei wiederkehrenden Sessions wird das Loeschen als Ausnahme gespeichert. Dadurch wird die Session fuer diesen Tag nicht automatisch wieder neu erzeugt.
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Wenn eine wiederkehrende Leistung an einem anderen Tag erbracht wurde, kann die erzeugte Session bearbeitet beziehungsweise verschoben werden.
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## Monatsabschluss
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Der Monatsabschluss ist eine eigene Unterseite.
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Ein Monat kann abgeschlossen werden, wenn:
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- Alle Sessions im Monat bewertet sind.
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Einen separaten Tagesabschluss gibt es nicht. Die Tagesansicht ist nur eine gefilterte Kontrolle einzelner Tage. Bewertungen und Teamspace-Tageswerte wirken in Monats- und Tagesansicht auf dieselben Daten, abgeschlossen wird aber ausschliesslich der Monat.
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Die Seite `Monatsabschluss` enthaelt:
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- Checkliste
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- Offene Bewertungen
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- Tage ohne Teamspace-Wert
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- Button zum Monat abschliessen oder wieder oeffnen
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Offene Bewertungen werden nach Ticket gruppiert. Mit `Ticket oeffnen` gelangt man direkt zur Bewertung.
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Tage ohne Teamspace-Wert sind eine Pruefliste. Wenn ein Tag bewusst keinen Teamspace-Wert bekommen soll, kann der Eintrag mit `Zur Kenntnis` abgehakt werden.
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Zur Kenntnis genommene Eintraege koennen ueber die Checkbox `Zur Kenntnis anzeigen` wieder eingeblendet werden. Diese Anzeigeeinstellung bleibt im Browser gespeichert. Ein abgehakter Eintrag kann mit `Zuruecknehmen` wieder offen gemacht werden.
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## Fixe Abrechnungen
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Fixe Abrechnungen werden von jedem Benutzer selbst verwaltet.
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Sie dienen fuer wiederkehrende Leistungen, zum Beispiel:
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- Jeden Donnerstag 4 Stunden
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- Jeden Dienstag, Mittwoch und Freitag unterschiedliche Zeiten
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- Alle 2 Wochen an einem bestimmten Wochentag
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Eine fixe Abrechnung enthaelt:
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- Optional eine Ticketnummer
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- Organisation
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- Art
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- Taetigkeit
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- Gueltig von
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- Optional gueltig bis
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- Muster
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- Slots mit Wochentag, Startzeit und Dauer
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Wenn keine Ticketnummer hinterlegt ist, wird automatisch `Fix#ID` verwendet.
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Muster:
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- `Wochentage`: Es werden einzelne Slots mit Wochentag, Startzeit und Dauer gepflegt.
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- `Alle X Wochen`: Das Gueltig-von-Datum ist der Startpunkt. Das Intervall laeuft wochenweise.
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Bayerische Feiertage werden bei der automatischen Erzeugung beruecksichtigt. Fuer Feiertage werden keine Sessions erzeugt.
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Fixe Abrechnungen koennen bearbeitet werden. Wenn Gueltigkeiten oder Slots geaendert werden, werden nicht mehr passende erzeugte Sessions entfernt oder angepasst.
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Fix erzeugte einzelne Sessions koennen geloescht werden, zum Beispiel wegen Urlaub oder Krankheit. Diese Loeschung wird als Ausnahme gespeichert, damit die Session nicht beim naechsten Aufruf wieder automatisch erscheint.
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## Statistiken
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Die Seite `Statistiken` betrachtet immer einen Monat. Sie dient als Ueberblick fuer abgerechnete Zeiten, Teamspace-Vergleich, offene Bewertungen und Auffaelligkeiten.
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### Kennzahlen
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`Abgerechnet` zeigt die Summe aller Sessions mit Bewertung `Abgerechnet`. Nicht abrechenbare und offene Sessions sind darin nicht enthalten. Dieser Wert ist die Basis fuer den Vergleich mit Teamspace.
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Alle Statistik- und Vergleichswerte verwenden nur abgerechnete Zeiten. Nicht ausgewaehlte/offene und nicht abrechenbare Sessions werden nicht in Relationen, Graphen, Teamspace-Differenzen, Hotspots, Manuell/Fix-Werte oder Durchschnittswerte eingerechnet.
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`Teamspace` zeigt die Summe aller Teamspace-Tageswerte im Monat. Die Differenz wird immer so berechnet:
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```text
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Teamspace-Zeit minus abgerechnete Session-Zeit
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```
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Das bedeutet:
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- Positive Differenz: In Teamspace steht mehr Zeit als abgerechnet wurde.
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- Negative Differenz: In Teamspace steht weniger Zeit als abgerechnet wurde.
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- Ausgeglichen: Beide Werte sind gleich.
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Farben:
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- Abgerechnet: blau
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- Teamspace: violett
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- Positive oder ausgeglichene Differenz: gruen
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- Negative Differenz: rot
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- Offen: gelb/orange
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Nicht abrechenbare Sessions werden in den Statistiken nicht angezeigt.
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`Offen` zeigt Sessions ohne Bewertung als reinen Pruefwert. Offene Zeiten werden nicht in Statistik- oder Vergleichswerte eingerechnet und blockieren den Monatsabschluss.
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### Monatsverlauf und Abrechnungsqualitaet
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Diese Card kombiniert den Tagesverlauf und die Bewertungsqualitaet.
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- Balken zeigen abgerechnete Session-Zeit.
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- Die Linie zeigt Teamspace-Zeit.
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- Der Bewertungsstand trennt abgerechnete und offene Sessions.
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- Der Teamspace-Abgleich zeigt die Gesamtdifferenz.
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- Manuell und Fix trennen manuell erfasste abrechenbare Sessions von automatisch erzeugten abrechenbaren Sessions.
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### Statistik pro Organisation
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Diese Card gruppiert den Aufwand nach Organisation.
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Sichtbar sind:
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- Organisation
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- Sessions
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- Zeiten: Abgerechnet und Teamspace
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- Differenz
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- Anteil an der abgerechneten Monatszeit
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Bei vielen Organisationen wird paginiert.
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### Typen
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Die Typen-Card trennt Support und Consulting.
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Sie zeigt je Typ:
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- Tickets
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- Sessions
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- Abgerechnete Session-Zeit
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- Teamspace-Zeit
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- Differenz
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- Anzahl abgerechnet und offen
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### Ticket-Hotspots
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Ticket-Hotspots zeigen die groessten Zeitbloecke des Monats nach Ticket.
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Sie helfen, die groessten Aufwandstreiber schnell zu finden. Mit `Oeffnen` gelangt man direkt in die Ticketdetailansicht des Monats.
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## Profil
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Unter `Profil` kann jeder Benutzer seine eigenen Daten pflegen:
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- Benutzername
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- Voller Name
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- Passwort
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Passwortaenderungen erfordern das aktuelle Passwort. Bleiben die Passwortfelder leer, werden nur Benutzername und voller Name gespeichert.
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## Adminbereich
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Administratoren koennen:
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- Benutzer anlegen
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- Benutzer bearbeiten
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- Passwoerter fuer Benutzer setzen
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- Sessions aller Benutzer sehen
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- Sessions anderen Benutzern zuweisen
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- Sessions fuer Benutzer nachtragen
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- Zammad-Organisationen synchronisieren
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Bei der Auswertung normaler Benutzer werden nur die Sessions des angemeldeten Benutzers beruecksichtigt. Ticketdaten koennen trotzdem von Sessions anderer Benutzer uebernommen werden, wenn dasselbe Ticket schon existiert.
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Beim Umverteilen einer Session werden betroffene Monatsabschluesse fuer alten und neuen Besitzer wieder geoeffnet, damit Auswertung und Abschluss konsistent bleiben.
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## Zammad Sync
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Der Zammad-Sync ist nur fuer Administratoren sichtbar.
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Beim Sync werden Organisationen aus Zammad in die lokale TicketTracker-Datenbank geschrieben.
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Gespeichert werden:
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- interne ID
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- Zammad-ID
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- Name
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- Zeitstempel
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Neue Organisationen werden hinzugefuegt, geaenderte Namen aktualisiert und nicht mehr vorhandene Organisationen entfernt beziehungsweise von bestehenden Tickets und Sessions geloest.
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## Typischer Monatsablauf
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1. Im Alltag Sessions per Timer oder Nachtragen erfassen.
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2. Optional fixe Abrechnungen pflegen, damit wiederkehrende Sessions automatisch erzeugt werden.
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3. Am Monatsende `Auswertung` oeffnen.
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4. Monat auswaehlen.
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5. Offene Sessions pruefen.
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6. Pro Ticket jede Session als `Abgerechnet` oder `Nicht abrechenbar` markieren.
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7. Pro Tag und Ticket die wirklich in Teamspace eingetragene Zeit im Feld `Teamspace` pflegen.
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8. `Monatsabschluss` oeffnen.
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9. Offene Bewertungen abarbeiten.
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10. Tage ohne Teamspace-Wert pruefen oder zur Kenntnis nehmen.
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11. Wenn keine Sessions im Monat mehr offen sind, Monat abschliessen.
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## Hinweise
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- Ticketnummern koennen ueber das Copy-Icon schnell in die Zwischenablage kopiert werden.
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- Die App aktualisiert Auswertungen automatisch beim Wechsel von Monat oder Tag.
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- Eine zurueckgenommene Bewertung macht eine Session wieder offen und kann den Monatsabschluss wieder verhindern.
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- Teamspace-Zeiten sind Tageswerte pro Ticket und Benutzer. Sie sind nicht an einzelne Sessions gebunden.
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- Fragezeichen-Icons oeffnen kurze Hilfen direkt in der aktuellen Ansicht.
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