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TicketTracker Benutzeranleitung

Diese Anleitung beschreibt die Nutzung von TicketTracker im Arbeitsalltag: Zeiten erfassen, Sessions bewerten, CRM-Zeiten eintragen, fixe Abrechnungen verwalten und Monatsauswertungen abschliessen.

Grundprinzip

TicketTracker ersetzt nicht das Ticketsystem oder CRM. Die App dient dazu, Arbeitszeiten sauber zu messen, auszuwerten und fuer die spaetere Abrechnung vorzubereiten.

Es gibt drei Zeitebenen:

• Session-Zeit: Die gemessene oder manuell erfasste Arbeitszeit einer einzelnen Taetigkeit.
• Tages-CRM-Zeit: Die Zeit, die fuer ein Ticket an einem konkreten Tag wirklich im CRM eingetragen wurde.
• Monatsabschluss: Ein Ticket wird fuer einen Monat geschlossen, wenn alle Sessions dieses Tickets im Monat bewertet sind.

Anmeldung

1. App im Browser oeffnen.
2. Mit Benutzername und Passwort anmelden.
3. Nach der Anmeldung ist die Seitenleiste sichtbar.

Normale Benutzer sehen ihre eigenen Zeiten, Auswertungen, fixen Abrechnungen und ihr Profil. Administratoren sehen zusaetzlich den Adminbereich.

Timer

Die Seite Timer ist fuer laufende Arbeit an Tickets gedacht.

1. Ticketnummer im Format Ticket#XXXXXX eingeben.
2. Session beginnen klicken.
3. Der Timer startet.
4. Bei Bedarf kann der Timer pausiert, fortgesetzt, beendet oder zurueckgesetzt werden.

Es koennen mehrere Timer vorbereitet sein, aber immer nur ein Timer laeuft aktiv. Wird ein anderer Timer gestartet oder fortgesetzt, werden alle anderen laufenden Timer automatisch pausiert.

Beim Klick auf Beenden stoppt der Timer sofort. Danach wird die Session fertig gespeichert:

• Existiert das Ticket bereits, werden Organisation und Art vom Ticket uebernommen.
• Dann muss nur noch die Taetigkeit eingetragen werden.
• Existiert das Ticket noch nicht, muessen Organisation, Taetigkeit und Art ausgefuellt werden.

Die gemessene Zeit wird auf Minuten gerundet. Pausen werden von der Gesamtdauer abgezogen.

Session Nachtragen

Sessions koennen auch manuell nachgetragen werden, zum Beispiel wenn ein Timer vergessen wurde.

Normale Benutzer koennen eigene Sessions nachtragen. Administratoren koennen Sessions fuer andere Benutzer nachtragen.

Beim Nachtragen werden angegeben:

• Ticketnummer
• Organisation
• Art: Support oder Consulting
• Datum
• Von- und Bis-Uhrzeit
• Taetigkeit

Das Taetigkeitsfeld ist mehrzeilig. Zeilenumbrueche bleiben in der Auswertung erhalten.

Ticketdaten Bearbeiten

In der Ticketdetailansicht koennen Ticketdaten nachtraeglich korrigiert werden:

• Ticketnummer
• Organisation
• Art

Aenderungen an Organisation und Art werden auf vorhandene manuelle Sessions des Tickets uebernommen. Bei wiederkehrend erzeugten Sessions bleibt die Art aus der Regel erhalten und kann nur ueber die fixe Abrechnung geaendert werden.

Organisationen

Organisationen werden aus Zammad synchronisiert. Danach koennen Organisationen in TicketTracker nur noch aus der Liste ausgewaehlt werden, nicht mehr frei als Text eingetragen werden.

Bereits vorhandene alte Freitexte muessen bei Bedarf manuell korrigiert werden, indem das Ticket oder die Session bearbeitet und eine Organisation aus der Liste ausgewaehlt wird.

Auswertung

Die Seite Auswertung hat zwei Ansichten:

• Monat
• Tag

Mit den Pfeilen neben dem Datumsfeld kann ein Monat oder Tag vor- und zurueckgeschaltet werden. Die Daten aktualisieren sich automatisch.

Die oberen Karten zeigen:

• Tickets: Anzahl der Tickets im Zeitraum
• Sessions: Anzahl der Sessions im Zeitraum
• Zeit: Summe der erfassten Session-Zeit, plus CRM-Zeit
• Offen: Anzahl unbewerteter Sessions

Der Graph Gesamtaufwand zeigt den Aufwand im Zeitraum:

• In der Monatsansicht pro Tag
• In der Tagesansicht pro Stunde

Tickets Im Zeitraum

Unter Tickets im Zeitraum werden alle Tickets angezeigt, die im gewaehlten Zeitraum Sessions haben.

Pro Ticket sind sichtbar:

• Ticketnummer
• Organisation
• Art
• Anzahl Sessions
• Zeit
• Anzahl abgerechneter Sessions
• Anzahl nicht abrechenbarer Sessions
• Status

Neben der Ticketnummer gibt es ein Copy-Icon. Ein Klick kopiert die Ticketnummer in die Zwischenablage.

Der Status bedeutet:

• offen: Es gibt noch unbewertete Sessions.
• bewertet: Alle Sessions dieses Tickets im gewaehlten Zeitraum sind bewertet.

Ticketdetailansicht

Ein Ticket wird aus der Auswertung heraus geoeffnet.

In der Ticketdetailansicht sieht man:

• Ticketnummer mit Copy-Icon
• Abschlussstatus
• Ticketdaten
• Session-Eintraege nach Tagen gruppiert
• Moeglichkeit, direkt eine Session zu diesem Ticket nachzutragen

Die Sessions sind pro Tag gruppiert. In jeder Tagesgruppe stehen:

• Tagesdatum
• Tag gesamt: Summe der erfassten Session-Zeit dieses Tages
• CRM: Stunden, die fuer dieses Ticket an diesem Tag wirklich im CRM eingetragen wurden

Das CRM-Feld wird in Stunden eingetragen, zum Beispiel:

• 1
• 1,5
• 2.25

Ein leeres CRM-Feld entfernt den gespeicherten CRM-Wert fuer diesen Ticket-Tag. Der Wert ist derselbe in Monats- und Tagesansicht.

Sessions Bewerten

Jede Session kann bewertet werden als:

• Abgerechnet
• Nicht abrechenbar

Ein erneuter Klick auf den bereits gewaehlten Zustand nimmt die Bewertung zurueck. Dadurch wird die Session wieder offen.

Es gibt keinen Ticketabschluss. Tickets dienen nur als Gruppierung fuer Sessions. Abgeschlossen wird ausschliesslich der Monat.

Wenn der Monat bereits abgeschlossen ist, muss er zuerst wieder geoeffnet werden, bevor Bewertungen geaendert werden.

Sessions Bearbeiten

Eine Session kann ueber das Stift-Icon bearbeitet werden.

Bearbeitbar sind:

• Datum
• Von-Uhrzeit
• Bis-Uhrzeit
• Organisation
• Taetigkeit
• Art, sofern es keine wiederkehrende Session ist

Bei wiederkehrenden Sessions ist die Art gesperrt. Sie kommt aus der Regel der fixen Abrechnung.

Sessions Loeschen

Eine Session kann ueber das Papierkorb-Icon geloescht werden.

Wird die letzte Session eines Tickets geloescht, wird das Ticket entfernt. Die Ansicht springt danach zurueck zur Auswertung.

Bei wiederkehrenden Sessions wird das Loeschen als Ausnahme gespeichert. Dadurch wird die Session fuer diesen Tag nicht automatisch wieder neu erzeugt.

Zeitraum Abschliessen

Ein Monat kann abgeschlossen werden, wenn:

• Alle Sessions im Monat bewertet sind.

Einen separaten Tagesabschluss gibt es nicht. Die Tagesansicht ist nur eine gefilterte Kontrolle einzelner Tage. Bewertungen und CRM-Tageswerte wirken in Monats- und Tagesansicht auf dieselben Daten, abgeschlossen wird aber ausschliesslich der Monat.

Fixe Abrechnungen

Fixe Abrechnungen werden von jedem Benutzer selbst verwaltet.

Sie dienen fuer wiederkehrende Leistungen, zum Beispiel:

• Jeden Donnerstag 4 Stunden
• Jeden Dienstag, Mittwoch und Freitag unterschiedliche Zeiten
• Alle 2 Wochen an einem bestimmten Wochentag

Eine fixe Abrechnung enthaelt:

• Optional eine Ticketnummer
• Organisation
• Art
• Taetigkeit
• Gueltig von
• Optional gueltig bis
• Muster
• Slots mit Wochentag, Startzeit und Dauer

Wenn keine Ticketnummer hinterlegt ist, wird automatisch Fix#ID verwendet.

Bayerische Feiertage werden bei der automatischen Erzeugung beruecksichtigt. Fuer Feiertage werden keine Sessions erzeugt.

Fixe Abrechnungen koennen bearbeitet werden. Wenn Gueltigkeiten oder Slots geaendert werden, werden nicht mehr passende erzeugte Sessions entfernt oder angepasst.

Fix erzeugte einzelne Sessions koennen geloescht werden, zum Beispiel wegen Urlaub oder Krankheit. Diese Loeschung wird als Ausnahme gespeichert, damit die Session nicht beim naechsten Aufruf wieder automatisch erscheint.

Profil

Unter Profil kann jeder Benutzer seine eigenen Daten pflegen:

• Benutzername
• Voller Name
• Passwort

Passwortaenderungen erfordern das aktuelle Passwort.

Adminbereich

Administratoren koennen:

• Benutzer anlegen
• Benutzer bearbeiten
• Passwoerter fuer Benutzer setzen
• Sessions aller Benutzer sehen
• Sessions anderen Benutzern zuweisen
• Sessions fuer Benutzer nachtragen
• Zammad-Organisationen synchronisieren

Bei der Auswertung normaler Benutzer werden nur die Sessions des angemeldeten Benutzers beruecksichtigt. Ticketdaten koennen trotzdem von Sessions anderer Benutzer uebernommen werden, wenn dasselbe Ticket schon existiert.

Zammad Sync

Der Zammad-Sync ist nur fuer Administratoren sichtbar.

Beim Sync werden Organisationen aus Zammad in die lokale TicketTracker-Datenbank geschrieben.

Gespeichert werden:

• interne ID
• Zammad-ID
• Name
• Zeitstempel

Neue Organisationen werden hinzugefuegt, geaenderte Namen aktualisiert und nicht mehr vorhandene Organisationen entfernt beziehungsweise von bestehenden Tickets geloest.

Typischer Monatsablauf

1. Im Alltag Sessions per Timer oder Nachtragen erfassen.
2. Am Monatsende Auswertung oeffnen.
3. Monat auswaehlen.
4. Offene Sessions pruefen.
5. Pro Ticket jede Session als Abgerechnet oder Nicht abrechenbar markieren.
6. Pro Tag und Ticket die wirklich ins CRM eingetragene Zeit im Feld CRM pflegen.
7. Wenn keine Sessions im Monat mehr offen sind, Monat abschliessen.

Hinweise

• Ticketnummern koennen ueber das Copy-Icon schnell in die Zwischenablage kopiert werden.
• Die App aktualisiert Auswertungen automatisch beim Wechsel von Monat oder Tag.
• Eine zurueckgenommene Bewertung macht eine Session wieder offen und kann Abschluesse wieder oeffnen.
• CRM-Zeiten sind Tageswerte pro Ticket und Benutzer. Sie sind nicht an einzelne Sessions gebunden.